TIETOSUOJASELOSTE                                                                   päivitetty 6.3.2024 

1. Rekisterinpitäjä  

Sorin Sirkus ry  
Ahlmanintie 63 
33800 Tampere   

www.sorinsirkus.fi  

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö  

Taina Kopra 
+358 (0) 44 345 3737  
taina.kopra(at)sorinsirkus.fi  

Yhteyshenkilön tehtäviin kuuluu huolehtia, että asiakasrekisterijärjestelmää käytetään asianmukaisesti, määritellä käyttöoikeudet, huolehtia tietojärjestelmän tietosuojauksesta, sekä huolehtia, että järjestelmän käyttö ohjeistetaan ja että käyttäjille järjestetään riittävä koulutus. Yhteyshenkilö antaa tarkempia tietoja rekistereistä sekä vastaa rekisteröidyn oikeudesta saada, tarkistaa ja oikaista itseään koskevia tietoja. 

3. Rekisterin nimi 

Sorin Sirkus ry:n sirkuskoulun oppilastietorekisteri 
 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus 

Sorin Sirkus on yhdistys, joka toteuttaa sirkustaiteen varhaisiän sirkuskasvatusta, taiteen perusopetusta yleisessä ja laajassa oppimäärässä sekä järjestää sirkustaiteen kursseja ja leirejä. 

Kurssi- ja muu opetustoiminta 

Sorin Sirkus ry kerää henkilötietoja kurssien ja muun opetustoiminnan järjestämiseksi. Henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun kurssien järjestämiseksi ja rekisteröidyn antamaan suostumukseen. 

Henkilötiedot kerätään kurssin osallistujien yhteystietojen ja kurssimaksujen hallinnointiin sekä palautetta ja raportointia varten. 

Taiteen perusopetus 

Taiteen perusopetusta ja siihen liittyvää henkilötietojen tiedonkeruutarvetta ohjaa laki taiteen perusopetuksesta (21.8.1998/633) sekä opetushallitus.  

Sorin Sirkus ry:n jäsenenä ovat kaikki sirkuskoulun oppilaat. Opiskelu sirkuskoulussa edellyttää tähän yhdistykseen kuulumista mm. oppilaiden tapaturmavakuutuksen piiriin kuulumisen vuoksi.  

Yhdistystoimintaa määrittelee yhdistyslaki ja sen mukaisesti Sorin Sirkus ylläpitää myös jäsenrekisteriä. Jäsenrekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja jäsenmaksujen laskutusta varten.  

Oppilastietoihin tarvittavien henkilötietojen käsittely on lain vaatima edellytys sirkuskoulussa opiskelemiseksi, ja niiden luovuttamatta jättäminen estää oppilaspaikan saamisen tai pitämisen sirkuskoulussa.  

Oppilas-, osallistuja- ja jäsentiedoista voidaan koota myös tarpeen mukaan tilastoja, jotka eivät ole enää yksilöitävissä. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin. Näiden lain vaatimien rekisterien käsittelyä säätelee tietosuojalaki asetuksineen (1050/2018) ja EU:n tietosuoja-asetus (EU 2016/679). 
 

5. Henkilötietojen käsittely 

Kaikki kursseihin liittyvät osallistujatiedot ja oppilaiden henkilötiedot käsitellään Visma InSchool Primus -järjestelmässä, jolla hoidetaan koko Sirkuskoulun toiminta, sis. sirkuskouluun tai kursseille ilmoittautuminen, oppilaan yksilöintitiedot, huoltajan yhteystietojen ylläpito sekä opintosuoritusten tallennus. Se ei tarvitse rinnalleen muuta ohjelmistoa tai järjestelmää, ja kaikkia muita InSchool -järjestelmään kuuluvia ohjelmia (kuten Wilma) voidaan pitää apu- tai työkaluohjelmina. Sirkuskoulun oppilasmaksujen ja niihin liittyvien yhteystietojen käsittely toteutetaan taloushallinnon maksurekisterien kautta. 

Oppilaiden henkilötietoja käsitellään koko opintojen tai kurssin keston ajan, jonka jälkeen ne arkistoidaan. Suoritustiedot ja opintotodistukset säilytetään pysyvästi.  

Kursseille osallistuvilta kerätään erillinen suostumus siitä, haluavatko he liittyä Sorin Sirkuksen kursseja koskevalle sähköpostitiedotuslistalle.  
 

6. Rekisterin tietosisältö  

Oppilastietojen hallintaohjelmisto sisältää seuraavat henkilörekisterit: 

• hakijarekisteri  
• opiskelijarekisteri (sis. huoltajatiedot ja opintosuoritukset) 
• kurssien osallistujarekisteri 
• opettajarekisteri 
• henkilökuntarekisteri 

Henkilötietoja on mukana myös mm. arvioinnin rekisterissä sekä pedagogisten asiakirjojen, taloushallinnon, tukitoimien, työssäoppimisten, näyttöjen ja osaamisen tunnustamisen rekistereissä.  

Jäsenrekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi rekistereihin voidaan kerätä esimerkiksi seuraavat tiedot:  

• yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti)  
• jäsenyystiedot (jäsentyyppi, toimenkuva, jäsennumero, jäsenyyden alkamisajankohta)
• jäsenmaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)  

7. Säännönmukaiset tietolähteet  

Tietolähteet oppilasrekisterissä ovat oppilaat ja heidän huoltajansa sekä opettajat.   

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle  

Henkilötietoja ei missään tilanteessa luovuteta kaupallisiin tarkoituksiin tai kaupallisille osapuolille.  

Tietojärjestelmään talletetut tiedot säilytetään sähköisesti. Henkilötietojen käsittelijänä katsotaan olevan oppilastietojärjestelmän palveluntarjoaja, jonka palvelinympäristö on mahdollisesti Suomen rajojen ulkopuolella, joten henkilötietoja saatetaan siirtää Euroopan unionin, Euroopan talousalueen tai muiden maiden sisällä, joiden Euroopan Komissio on todennut takaavan riittävän tietosuojan tason.  

Tietoja voidaan harkinnanvaraisesti luovuttaa myös muihin tarkoituksiin, esim. nuorisovaihtoa, monitaidehankkeita tai jatko-opintoihin pyrkimistä varten oppilaan tai huoltajan erillisellä suostumuksella. Näihin tarkoituksiin henkilö voi myös kieltää tietojensa luovuttamisen ja julkaisun.   

Laajan oppimäärän oppilastietoja on mahdollista saada tallennetuksi myös Opetushallituksen opetuksen ja koulutuksen valtakunnalliseen KOSKI-palveluun. Myös KOSKI-varantoon siirrettävistä henkilötiedoista vaaditaan huoltajalta ja yli 15-vuotiailta oppilaalta erillinen suostumus tietojen luovuttamiseen. Nämä suostumukset annetaan vahvaa tunnistautumista vaativalla asiakirjalla, jotka arkistoidaan Sorin Sirkuksen toimesta pysyvästi. KOSKI-varannossa on jo varhaiskasvatuksesta asti kaikkien Suomessa opiskelevien henkilötiedot, jolloin sirkustaiteen taiteen perusopintojen laajan oppimäärän opintosuoritukset liitetään näihin jo olemassa oleviin henkilökohtaisiin opiskelutietoihin.  

9. Rekisterin suojauksen periaatteet  

Tietojärjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta. Käyttöoikeudet on annettu käyttäjäryhmittäin. Hallintajärjestelmän käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään ja siten, että kukin käyttäjä saa vain hänen työhönsä välittömästi liittyvät tiedot järjestelmästä.  

Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu ja että rekisterin käsittelijä on huolehtinut riittävästä tietosuojauksesta ja sen toiminta on auditoitu ja sertifioitu asianmukaisesti. 

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista  

Rekisteröity voi esittää kirjallisen (esim. sähköposti) pyynnön tarkistaa rekisteritietonsa rekisterinhoitajalta. Rekisterinpitäjä korjaa oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon, jota rekisteröity ei itse voi muokata.  
 

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet  

Sirkuskoulussa opiskelun päättäneiltä tai kurssirekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen. Tiedot poistetaan pysyvästi, mikäli siihen ei ole em. lakien vaatimusten osalta estettä (kts. kohta 4. henkilötietojen käsittelyn tarkoitus.) Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).  

Oppilasrekisterissä olevan oppilaan tai huoltajan on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojensa käsittelystä.  

12. Tietosuojaselosteen muutokset 

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten Wilmassa, sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen.